店家蒐集顧客資料的個資檢查表：LINE 會員、預約表單與紙本集點卡

開一間小店，收顧客資料的地方比想像中多：線上預約表單要姓名電話、LINE 官方帳號裡有幾百位好友的聊天紀錄、櫃台抽屜有一疊寫著名字的紙本集點卡、到府服務的工單上有客人家的地址與門禁密碼。很多老闆以為個資法是大公司的事，其實只要是為了營業蒐集顧客資料，就要做到同一組基本動作：收之前告知、只收需要的、只用在原本的目的、收好、到期刪掉、出事時通知。這篇把這組動作拆成檢查表，每一項都對照個人資料保護法與施行細則的條文，附預約表單、LINE 會員、紙本集點卡三種情境的告知範本，最後整理資料外洩時的處理順序。

先盤點：你的店在哪裡收了個資

個資法第 2 條把姓名、出生年月日、特徵、聯絡方式、財務情況、社會活動及其他得以直接或間接方式識別該個人的資料都列為個人資料；施行細則第 3 條說明，「間接識別」是指單看一筆資料不能識別，但與其他資料對照、組合後可以識別特定個人。個人資料檔案則包括以自動化機器或其他非自動化方式檢索、整理的集合，施行細則第 5 條也把備份檔案算進去。所以紙本、手機截圖、雲端試算表都要一起盤點：

管道	常見欄位	通常存在哪裡	誰看得到
線上預約表單	姓名、電話、Email、預約項目、備註	表單工具的回應試算表、通知信	有表單編輯權限的人、收通知信的信箱
LINE 官方帳號	LINE 顯示名稱、聊天內容、標籤、你改過的用戶名稱	官方帳號後台	所有管理成員
紙本集點卡、會員卡	姓名、電話、生日	櫃台抽屜、顧客自己手上	所有站櫃台的人
預約本、工單	姓名、電話、地址、服務內容	櫃台、師傅車上	員工、可能被路過的人看到
手機與通訊軟體	客人傳來的照片、地址、轉帳截圖	老闆或員工的個人手機	手機主人、群組裡的人
到府服務資料	住址、樓層、門禁或密碼鎖資訊、家中成員	工單、派工群組	派工人員、外包師傅

盤點完通常會發現兩件事：同一份資料散在三四個地方，以及有些資料其實用不到。後面的檢查表就從這張表開始做。

蒐集前：特定目的與告知

要有目的，也要有依據

店家屬於個資法所稱的非公務機關。第 19 條規定非公務機關蒐集或處理個人資料要有特定目的，並符合下列情形之一，跟店家最相關的是三種：與當事人有契約或類似契約的關係且已採取適當的安全措施（例如客人預約或購買服務）、經當事人同意、法律明文規定。施行細則第 27 條說明，類似契約的關係包括契約成立前為了準備或商議訂約所做的接觸，例如客人來詢價、留下電話等你回報價。

第 6 條另外規定病歷、醫療、基因、性生活、健康檢查及犯罪前科的資料原則上不得蒐集、處理或利用，只有法律列舉的例外情形可以，例如經當事人書面同意。按摩、健身、美容這類行業常在問卷裡問「有沒有慢性病、懷孕、開過刀」，這些資料要不要收、怎麼收，先向主管機關或法律專業人士確認，不要直接放進表單。

告知的六項內容

第 8 條規定向當事人蒐集時應明確告知：

1. 店名或營業登記名稱。
2. 蒐集的目的。
3. 個人資料的類別。
4. 利用的期間、地區、對象及方式。
5. 當事人依第 3 條可以行使的權利（查詢或請求閱覽、製給複製本、補充或更正、停止蒐集處理或利用、刪除）及方式。
6. 當事人可以自由選擇是否提供時，不提供對其權益的影響。

施行細則第 16 條說明，告知可以用言詞、書面、電話、簡訊、電子郵件、傳真、電子文件或其他足以使當事人知悉或可得知悉的方式。第 7 條第 3 項也規定，明確告知第 8 條事項後，當事人沒有表示拒絕並已提供資料的，推定已表示同意；而蒐集者要對「經當事人同意」負舉證責任，所以告知文字要留得下來，例如寫在表單上方、印在集點卡背面、放在 LINE 的歡迎訊息或圖文選單裡。

三種情境的告知範本（示意）

以下店名、期限都是示意，期限是店家自己訂的，寫了就要做到。正式文字建議請法律專業人士看過。

線上預約表單（放在表單最上方）

（示意）小樹美髮工作室為辦理預約與服務聯繫，蒐集你的姓名、電話、預約項目與備註，僅供本店安排預約、提醒與服務紀錄使用，不提供給第三人；資料保存至最後一次消費後 2 年，期滿刪除。你可以透過 LINE 官方帳號或來店請求查詢、閱覽、製給複製本、補充更正、停止使用或刪除。未提供電話將無法收到預約提醒。

LINE 會員登錄（放在歡迎訊息或圖文選單的「會員登錄」）

（示意）加入會員時，本店會記錄你的 LINE 顯示名稱、你提供的稱呼與生日月份，用於會員集點、生日當月優惠與活動通知。若不想收到活動通知，隨時回覆「不要通知」即可，不影響預約與集點。你可以在聊天室提出查詢、更正或刪除資料的請求。

紙本集點卡（印在卡片背面）

（示意）本卡上的姓名與電話僅供本店核對集點使用，集滿兌換後或卡片逾期 6 個月後由本店銷毀。如需更正或刪除，請告知櫃台。

店家官網的隱私權政策頁可以用同樣六項寫成完整版，表單旁放連結，做法見店家官網必備頁面檢查表。在 Facebook 粉專用按鈕或表單蒐集資料時，Meta〈粉絲專頁、社團和活動〉政策也要求先告知、取得明確同意，並說明蒐集資料的是你而不是 Meta。

只收需要的欄位

第 5 條要求個人資料的蒐集、處理或利用不得逾越特定目的的必要範圍，並應與蒐集目的具有正當合理的關聯。最簡單的檢查方法是對每個欄位問一句「沒有它，這件事做不做得成」：

用途	必要欄位	通常不需要
預約與提醒	稱呼、電話或 LINE、預約時段、項目	身分證字號、完整生日、住址
集點與兌換	稱呼、電話末幾碼或 LINE 好友身分	完整住址、職業
生日優惠	生日月份（選填）	出生年份
到府服務	稱呼、電話、服務地址、到達方式	家中成員資料、門禁密碼的長期保存
開立發票	依發票需要的統一編號或載具	與發票無關的個人資料

LINE 官方帳號的集點卡依 LINE 公告自 2024 年 6 月 12 日起只限好友使用，點數記在 LINE 上，店家不必另外收電話；從紙本集點卡改成 LINE 集點卡，同時也減少了櫃台的一疊紙本個資，設定方式見LINE 集點卡與優惠券設定。

利用：只用在原本的目的

• 目的內利用。第 20 條規定非公務機關利用個人資料應在蒐集的特定目的必要範圍內；目的外利用要符合例外情形，例如經當事人同意。為預約收的電話拿來提醒預約是目的內，拿來傳新品廣告就是另一件事。
• 目的外同意要單獨表示。第 7 條第 2 項規定，目的外利用的同意，是當事人經明確告知其他利用目的、範圍及同意與否的影響後，單獨所為的意思表示；施行細則第 15 條說明，跟其他意思表示寫在同一份書面時，要放在適當位置讓當事人知悉並確認同意，例如表單裡另外一個「我願意收到活動通知」的勾選框，預設不打勾。
• 行銷要能拒絕。第 20 條第 2、3 項規定，當事人表示拒絕接受行銷時應即停止；首次行銷時要提供表示拒絕的方式，並支付所需費用。LINE 群發可以在訊息裡寫「回覆『不要通知』即可停止」，再用聊天標籤排除這些人。
• 不要轉給別人。把顧客名單交給合作店家、借給朋友的店發廣告，都是目的外利用。

行業別的實際做法可以對照：補習班的成績、照片與家長同意見補習班用 LINE 跟家長溝通；保養廠的車牌、里程紀錄與工單告知見機車行、保養廠回廠提醒；抽獎活動的中獎人資料見社群抽獎活動辦法怎麼寫。

保管：小店版的安全措施

現行第 27 條第 1 項規定非公務機關保有個人資料檔案者，應採行適當的安全措施，防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏；114 年修正把這項義務移到第 20-1 條，並授權主管機關訂定辦法（施行日期未定）。現行條文也規定中央目的事業主管機關得指定非公務機關訂定安全維護計畫，你的行業有沒有被指定，可以向主管機關確認。施行細則第 12 條列出安全措施可以包括的項目，並以「與要保護的目的具有適當比例」為原則。換成小店的做法：

施行細則第 12 條的項目	小店可以怎麼做
配置管理人員、界定個資範圍	指定一個人負責；用前面的盤點表列出資料在哪裡
風險評估、事故預防與應變	想好「帳號被盜、手機遺失、表單連結外流」各自第一步做什麼
內部管理程序、人員管理	誰可以看、誰可以下載；員工離職當天移除權限
認知宣導與教育訓練	告訴員工不要把客人資料截圖傳到群組、不要用個人手機存
設備安全管理	店用手機與電腦設螢幕鎖；紙本放在上鎖的抽屜
使用紀錄、證據保存與稽核	每季看一次後台管理成員名單與表單分享設定

LINE 官方帳號的權限

依 LINE 權限管理操作手冊，管理員可以在「設定」→「權限管理」新增管理成員並選擇權限種類，邀請網址發行後 24 小時內有效、只能使用一次，每個官方帳號最多新增 100 名成員；人員離職時在同一頁刪除該成員即可。依聊天操作手冊，未購買聊天進階方案時只能檢視 183 天內的聊天紀錄，所以需要長期保存的預約或服務紀錄要另外記在店內的紀錄表，不要只靠聊天室。這兩點沿用補習班一文的查證，以後台最新畫面為準。LINE 官方帳號指南也把違法或不當蒐集、揭露、提供第三人個人資料列為禁止的行為。

委外的時候

把帳號交給小編、代管業者，或用外部系統收預約，對方是替你處理個資。個資法第 4 條規定受委託者在本法適用範圍內視同委託機關；施行細則第 8 條要求委託機關對受託者做適當監督，至少包括約定處理的範圍與期間、受託者的安全措施、違規時的通知與補救、委託結束時資料的返還與刪除，並定期確認、記錄。合約或確認信裡把這幾項寫進去。

保存與刪除：什麼時候要刪

第 11 條第 3 項規定，特定目的消失或期限屆滿時，應主動或依當事人請求刪除、停止處理或利用；但因執行職務或業務所必須，或經當事人書面同意者不在此限。施行細則第 20、21 條把這兩種情況說得更具體：

情況	條文內容	小店的例子
特定目的消失	非公務機關歇業、解散而無承受機關，或營業項目變更而與原目的不符；特定目的已達成而無繼續利用的必要；其他足以認定目的已無法達成或不存在的事由	收店不做了；抽獎獎品已寄出；集點卡已兌換完畢
可以保留（業務所必須）	有法令規定或契約約定的保存期限；有理由足認刪除將侵害當事人值得保護的利益；其他不能刪除的正當事由	依稅法要保存的帳簿憑證（期限請向會計師確認）；與客人約定的保固期內的服務紀錄

施行細則第 6 條說明「刪除」是指使已儲存的個人資料自個人資料檔案中消失，所以要連同備份、通知信、手機截圖一起處理。建議把每一種資料的保存期限訂下來、寫進告知文字，每季固定清一次：

• 預約表單回應：保存到你訂的期限（例如最後一次消費後一段時間），到期整列刪除。
• 紙本集點卡：兌換完或逾期後用碎紙機銷毀，不要直接丟垃圾桶。
• 到府服務的門禁、密碼鎖資訊：服務完成就從工單與群組刪除。
• 員工個人手機裡的客人照片與截圖：離職前確認清除。
• 收店或頂讓：特定目的消失，名單不能當成資產直接轉給下一手；頂讓前的盤點見頂讓店面前的盤點清單。

顧客來問、來要求刪除時

第 3 條規定當事人的查詢閱覽、製給複製本、補充更正、停止蒐集處理利用、刪除等權利，不得預先拋棄或以特約限制，所以告知文字不能寫「加入會員即同意不得要求刪除」。第 13 條規定的回覆期限如下：

請求	決定准駁的期限	可延長
查詢、閱覽、製給複製本（第 10 條）	15 日內	最多再 15 日，書面通知原因
補充、更正、停止處理利用、刪除（第 11 條）	30 日內	最多再 30 日，書面通知原因

第 14 條允許查詢、閱覽或製給複製本時酌收必要成本費用。實務上，客人在 LINE 說「請刪掉我的資料」，就把預約紀錄、集點紀錄、表單回應一起刪除，再回覆已處理；依法要保留的帳務資料，回覆時說明保留的理由與範圍。

資料外洩時的處理順序

現行規定與修正後的差異

項目	現行第 12 條（112 年 5 月 31 日版本）	114 年 11 月 11 日修正（施行日期未定）
觸發條件	違反本法規定，致個人資料被竊取、洩漏、竄改或其他侵害	知悉所保有的個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏
通知當事人	應查明後以適當方式通知當事人	應通知當事人
通報機關	條文未規定	符合一定通報範圍者，非公務機關向主管機關通報
應變與紀錄	條文未規定	採取即時有效的應變措施防止擴大，記載事實、影響、因應措施並保存紀錄

施行細則第 22 條說明現行第 12 條的「適當方式通知」，是指即時以言詞、書面、電話、簡訊、電子郵件、傳真、電子文件或其他足以使當事人知悉的方式；需費過鉅時，可以用網際網路、新聞媒體等適當公開方式。通知內容應包括個人資料被侵害的事實及已採取的因應措施。修正條文的通知與通報時限、範圍，授權主管機關另訂辦法，正式施行後以公告為準。

五個步驟

1. 止血：改密碼、開啟兩步驟驗證、移除不明的管理成員；把外流的表單或試算表改成不公開；手機遺失就遠端鎖定。粉專或 Instagram 帳號被盜的處理，見粉專、IG 帳號被盜怎麼辦。
2. 查明：哪些人、哪些欄位、從什麼時候開始、外流到哪裡。把截圖、時間點、處理過程記下來。
3. 通知當事人：依施行細則第 22 條，說明發生了什麼事、哪些資料受影響、你已經做了什麼、對方可以怎麼做、聯絡窗口。
4. 確認是否要通報：修正條文施行後，符合一定範圍的事故要向主管機關通報；你的行業若有目的事業主管機關訂的安全維護辦法，也可能有通報規定，向主管機關確認。
5. 檢討：回到前面的安全措施表，補上漏洞，例如權限沒收回、分享連結設成任何人都能看。

通知範本（示意）

（示意）小樹美髮工作室通知：本店於 11 月 3 日發現，預約表單的回應試算表因分享設定錯誤，自 10 月 20 日起可被持有連結者檢視，可能受影響的資料為你的姓名、電話與預約項目，不含付款資料。本店已於發現當日關閉分享、更換帳號密碼並檢查其他檔案設定。若接到自稱本店要求轉帳或提供驗證碼的電話或訊息，請勿理會，並可透過本店 LINE 官方帳號確認。造成困擾，深感抱歉。

違反時的罰則（現行條文）

違反的規定	現行條文的處理
第 6 條特種個資、第 19 條蒐集處理、第 20 條第 1 項利用	第 47 條：處 5 萬元以上 50 萬元以下罰鍰，並令限期改正，屆期未改正按次處罰
第 8 條告知、第 10–13 條當事人權利與通知、第 20 條第 2、3 項行銷拒絕	第 48 條第 1 項：限期改正，屆期未改正按次處 2 萬元以上 20 萬元以下罰鍰
第 27 條第 1 項安全措施	第 48 條第 2 項：處 2 萬元以上 200 萬元以下罰鍰並令限期改正；屆期未改正按次處 15 萬元以上 1,500 萬元以下；情節重大另有規定

第 29 條另規定，非公務機關違反本法致個資遭不法蒐集、處理、利用或其他侵害當事人權利者，負損害賠償責任，但能證明無故意或過失者不在此限；第 50 條規定代表人在一定情形下要並受同一額度罰鍰。修正條文施行後，罰則的條號與內容也有調整，以施行後的條文為準。

總檢查表

階段	檢查項目	是／否
盤點	列出所有收資料的管道、欄位、存放位置與看得到的人	□
蒐集	每個管道都有第 8 條六項的告知，文字留得下來	□
蒐集	表單只留必要欄位；健康相關資料先確認再收	□
利用	行銷通知另外勾選同意，預設不打勾；每則群發附拒收方式	□
利用	沒有把名單轉給合作店家或其他人	□
保管	LINE 與表單的管理成員名單正確，離職者已移除	□
保管	紙本上鎖、店用設備有螢幕鎖，員工不在個人手機存客資	□
保管	委外的小編或業者有書面約定處理範圍與結束後刪除	□
刪除	每種資料有保存期限，每季清一次，含備份與截圖	□
請求	知道 15 日、30 日的回覆期限，有固定的受理窗口	□
外洩	止血、查明、通知、確認通報、檢討五步驟有人負責	□

需要協助的時候

個資保護在小店裡最常卡在「沒人記得做」：月底沒人清表單、員工離職沒人收權限、群發忘了排除拒收的人。如果你想把 LINE 官方帳號的標籤、群發排程與圖文選單交給專人維護，可以參考捷萊的LINE 官方帳號代管服務（一般方案 NT$12,000／月、全代理 NT$25,000／月）；店家官網的預約表單與隱私權政策頁，可以參考店家網站方案。告知文字、保存期限與同意書內容，仍建議由店家依法規自行確認或洽詢律師。