便當店、餐盒接公司訂餐與外燴：服務項目、訂購單、報價與發票怎麼準備

附近辦公室的行政人員打電話來：「下週三中午開會，要 35 個餐盒，其中 6 個素食，要開統編，可以送到 12 樓會議室嗎？」接著又問：「年底尾牙大概 8 桌，你們有做外燴嗎？可以先給報價嗎？」對便當店、餐盒店與可以接外燴的餐廳來說，公司訂餐是單筆金額大、又可能每週回訂的生意，但它跟散客點餐的流程完全不同：要事先確認份數與葷素、要準時送到指定樓層、要報價單、要發票統編，外燴還有主管機關公告的契約規定。這篇整理從商家檔案設定、團體訂購單欄位、報價單、發票與食品業者登錄，到回頭客的 LINE 訂餐。文中金額、份數與店名都是示意。

先分清楚：團體餐盒、外燴、訂席是三種生意

同樣是「公司訂餐」，交付方式不同，要準備的文件與適用的規則也不同：

〈訂席、外燴（辦桌）服務定型化契約應記載及不得記載事項〉（衛生福利部 110 年 4 月 13 日公告，即日生效）規範的是企業經營者與消費者之間的契約；公司行號辦尾牙算不算消費者保護法上的消費關係，要依個案判斷。比較穩妥的做法是外燴報價與契約直接照這份應記載事項的項目準備，不管對方是家庭還是公司，格式都一樣。

Google 商家檔案：讓附近公司找得到你接團體訂餐

行政人員找訂餐店家，常用「附近 便當 外送」「會議餐盒」「外燴」這類字搜尋，再打開商家檔案看能不能送、有沒有團體菜單。下表是幾個要對齊的欄位（2026 年 10 月查詢官方頁面，後台選單名稱以畫面為準）：

外帶外送標示、詳細營業時間的設定順序，以及訂餐連結不能塞進菜單網址的規範，在外送為主的店怎麼經營 Google 地圖有完整說明；菜單編輯器與菜單相片的操作，見餐廳菜單放上 Google。這篇只補團體訂餐需要另外寫的部分：起訂份數、提前幾天、送達範圍與時段、是否開統編、外燴是否接受詢價。這幾件事在商家檔案、官網與 LINE 要寫得一樣。

團體訂購單：一次問清楚的欄位

團體訂單出問題，多半是份數、葷素或送達地點在電話裡講過一次就沒有留下紀錄。把下列欄位做成固定的訂購單（紙本、試算表或官網表單都可以），電話接單時照著問，LINE 接單時傳表單連結：

欄位的設計原則跟到府服務的估價表單一樣：第一次只問判斷能不能接、要怎麼做的欄位，個資只收這張訂單需要的。分兩段收的做法與個資告知範本，可以參考線上估價表單要問哪些欄位。

訂單確認訊息（示意）

（示意）您好，○○公司行政部陳小姐，已確認您的訂單：11/17（三）12:00 前送達○○路 100 號 12 樓第二會議室，招牌雞腿餐盒 29 份、蔬食餐盒 6 份（全素，外盒另貼標示），附餐具與例湯 35 份。金額 NT$4,550（含稅，外送費已含），發票開立三聯式，抬頭○○股份有限公司、統編 1234XXXX，請再核對。改份數請於 11/16（二）15:00 前回覆，之後份數以此為準。

確認訊息最重要的是最後一句：改份數的期限。團體餐盒是依份數備料的，期限過後份數變動的處理方式（照原份數收費、或可以減少到幾份）要在接單時就講好，不要送到之後才討論。

報價單怎麼寫

團體餐盒報價（示意）

報價單要寫明「含稅」或「未稅」，以及有效期限（例如報價日起 14 天，示意）。食材價格會變動的品項，寫清楚報價適用的日期，不要讓一份舊報價被拿來要求半年後的價格。

外燴報價：照應記載事項的項目列

〈訂席、外燴（辦桌）服務定型化契約應記載及不得記載事項〉列出契約要寫的內容。把它當成外燴報價單的骨架，對方比較容易比較、也比較不會漏項：

不得記載事項也要對照：不得約定拋棄審閱期、不得寫「契約內容僅供參考」、不得排除消費者解除契約的權利、不得約定業者訂約後可以片面變更內容或變相加價。定金與解約比例的細節、跟其他行業的取消規則比較，見預約客人沒來怎麼辦：訂金與取消規則。

食品業者登錄：先確認有沒有登錄字號

食品安全衛生管理法第 8 條第 3 項規定：經中央主管機關公告類別及規模之食品業者，應向中央或直轄市、縣（市）主管機關申請登錄，始得營業。衛福部食藥署 104 年 6 月說明修正公告時，把應登錄的範圍擴大到辦理營業登記，以及經地方經建主管機關許可營業之攤（鋪）位使用人及攤販的餐飲業與販售業。

對接團體訂餐的店來說，這件事有兩個實際用途：外燴契約的應記載事項第一點要寫「食品業者之登錄字號」；公司行政或採購有時也會在建立供應商資料時詢問。可以到食藥署的「食品藥物業者登錄平台」查詢或辦理登錄；現行公告的類別與規模、你的店是否在範圍內，以食藥署公告與所在地衛生局的說明為準。本文不涵蓋衛生管理與檢驗的細節。

發票：公司要統編時怎麼開

公司訂餐幾乎都會問統編。統一發票使用辦法有幾條直接相關：

自己的課稅方式（使用統一發票或查定課徵）以國稅局核定為準。比較省事的做法是：訂購單把「是否需要統編」列為必填欄位，確認訊息再核對一次抬頭與統編，送達當天發票隨餐附上或依約定寄送。

LINE 訂單與七日解除權：現做餐盒的情況

透過 LINE、電話、網路下單、消費者下訂時看不到商品的，屬於消費者保護法的通訊交易，原則上有七日解除權；但《通訊交易解除權合理例外情事適用準則》第 2 條第 1 款把「易於腐敗、保存期限較短或解約時即將逾期」列為例外，並要求經企業經營者告知消費者。行政院 113 年 7 月 26 日的函釋引用這一款的立法說明，易於腐敗的例子就是「現做餐盒或蔬果」。

團體餐盒的實務重點不在七日，而在「送達前的改單與取消期限」：在訂購單與確認訊息寫清楚幾點前可以改份數、取消，過了期限怎麼處理，並告知現做餐盒屬於準則的例外商品。對方是公司採購時，是不是消費關係依個案判斷，同樣以事先講清楚為原則。

回頭客：把公司客戶留在 LINE

公司訂餐的好處是會回訂，但行政人員會換人、會比價。讓下一次訂餐更順手的方式，是把訂餐入口放在對方隨手找得到的地方：

• 圖文選單放「團體訂餐」按鈕：連到訂購單，旁邊放「本週菜單」。圖文選單怎麼規劃，見LINE 圖文選單設計指南。
• 關鍵字自動回應：客人輸入「訂餐」「團購」「統編」時，回覆訂購單連結與起訂份數、提前天數。
• 聊天標籤：依 LINE for Business 操作手冊〈聊天〉，可以在用戶設定檔新增標籤，點標籤就能找出同標籤的聊天室；沒有購買聊天進階方案時，1 個聊天室最多 1 個標籤、總標籤數上限 5 個，購買後分別是 30 個與 300 個（2026 年 10 月查詢官方頁面）。免費的 5 個標籤可以留給「公司客戶」「外燴詢價」「月結」這類最常用的分類。
• 群發只給有興趣的人：每週菜單不必發給所有好友，訊息則數與費用見LINE 官方帳號費用。

回訂提醒訊息（示意）

（示意）陳小姐您好，下週的團體餐盒菜單已更新：（菜單連結）。10 份以上請於前一天 15:00 前預訂，可開立統編發票，12 樓會議室一樣 12:00 前送達。需要訂餐直接回覆份數與日期即可。

餐飲業的其他經營題目，例如菜單、外送與評論，可以從餐飲店家專區找。

團體訂餐與外燴檢查表

• 分清楚團體餐盒、外燴、訂席三種業務，外燴與訂席的報價照應記載事項的項目準備。
• 商家檔案的服務、屬性、服務範圍、詳細營業時間依後台畫面設定；自訂服務名稱沒有價格與電話。
• 起訂份數、提前天數、送達範圍、是否開統編，在商家檔案、官網與 LINE 寫得一致。
• 團體訂購單有送達樓層與收貨位置、最晚送達時間、葷素份數、統編與抬頭、改單期限。
• 報價單註明含稅或未稅、有效期限；外燴報價含菜單附件、設備包含與另計、定金不超過 20%、退還比例、保證桌數確認日。
• 已確認食品業者登錄字號，外燴契約與報價單有寫上。
• 已確認自己是使用統一發票還是免用統一發票的營業人；需要時接單前告知客戶。
• 改單與取消期限寫在確認訊息，現做餐盒的例外事先告知。
• LINE 有團體訂餐入口、關鍵字回覆與公司客戶標籤。

需要協助的時候

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